Transkrypcja zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego

WYMAGANE DOKUMENTY:

1. Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu,
2. Oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,  jego urzędowe tłumaczenie na język polski dokonane przez  tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), polskiego konsula
3. Dowód wniesienia należnej opłaty skarbowej, 
4. Dowód osobisty lub paszport osoby zgłaszającej wniosek - do wglądu,

Nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego sporządzone na drukach wielojęzycznych wydanych zgodnie z Konwencją Nr 16 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego

MIEJSCE ZŁOŻENIA DOKUMENTÓW:

Urząd Stanu Cywilnego w Pniewach,

ul. św.Ducha 10,62-045 Pniewy

 tel. 612938638,

Wniosek można złożyć:

1. osobiście w siedzibie USC,
2. za pośrednictwem poczty na adres: Urząd Stanu Cywilnego w Pniewach, ul.św.Ducha 10, 62-045 Pniewy,

Uwaga: Wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce.

OPŁATY:

1. 50 zł - za odpis zupełny aktu potwierdzający dokonanie transkrypcji,
2. 39 zł - za odpis zupełny aktu potwierdzający sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu
3. 17 zł - za pełnomocnictwo.

Z opłaty zwolnione jest pełnomocnictwo udzielone wstępnemu (matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnemu (córka, syn) i rodzeństwu.

Opłatę skarbową można uiścić:

1. Kartą płatniczą na miejscu w Urzędzie Stanu Cywilnego w Pniewach ul. św.Ducha 10.
2. Przelewem na konto Urzędu Miejskiego Pniewy BS Duszniki o/Pniewy nr   96 9072 0002 0500 1007 2000 0007.

TERMIN I SPOSÓB ZAŁATWIENIA:

1. do 3 dni - w większości przypadków,
2. w nielicznych przypadkach termin załatwienia sprawy może wydłużyć się do 10 dni.

odpisy aktu można odebrać:

1. osobiście w siedzibie USC albo
2. otrzymać pocztą (listem poleconym).

INFORMACJE DODATKOWE:

Wniosek o transkrypcję zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże w tym interes prawny.

W przypadku transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon wniosek może złożyć również osoba, która wykaże w tym interes faktyczny.

Jeżeli wniosek jest składany przez osobę, której nie dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji wówczas wymagane jest pisemne pełnomocnictwo do dokonania tej czynności.

Jeżeli zagraniczny dokument potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem USC, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa, 

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego odmówi dokonania transkrypcji, jeżeli;

1. dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego,
2. nie ma mocy dokumentu urzędowego,
3. nie został wydany przez właściwy organ,
4. budzi wątpliwości, co do jego autentyczności,
5. potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
6. powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia
7. gdyby transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej. 

W przypadku wątpliwości, co do autentyczności i ważności zagranicznego dokumentu stanu cywilnego kierownik USC może wezwać wnioskodawcę do zalegalizowania dokumentu przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej w państwie jego wystawienia lub dołączenia apostille wydanej przez właściwy organ państwa, który dokument wydał.

1. Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu dotyczącego obywateli polskich, którzy mają w polskich rejestrach sporządzone inne akty stanu cywilnego, kierownik USC może na wniosek osoby, której akt dotyczy dostosować pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej. 
2. Jeżeli transkrybowany akt nie zawiera wszystkich wymaganych danych podlega uzupełnieniu.
3. Jeżeli transkrybowany akt zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w innych aktach stanu cywilnego podlega sprostowaniu. 
4. Nazwy miejscowości położonych poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w transkrybowanym akcie w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej, 
5. Osoby mieszkające za granicą mogą złożyć wniosek za pośrednictwem polskiego konsulatu.

TRYB ODWOŁAWCZY:

Odwołania w sprawie odmowy transkrypcji aktu stanu cywilnego rozpatruje Wojewoda Wielkopolski za pośrednictwem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Pniewach.

Termin odwołania: 14 dni od dnia doręczenia decyzji

Adres organu odwoławczego;

Wielkopolski Urząd Wojewódzki

Wojewoda Wielkopolski

al. Niepodległości 16/18

61-713 Poznań

PODSTAWA PRAWNA:

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz. U. z 2021 r. poz. 709).
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 z późn.zm.). 
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1546, z późn. zm.). 
4. Konwencja Nr 16 sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735), 
5. Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938).